Kumbukumbu Nyaraka usimamizi shirika: GOST, maelekezo, nyaraka, sheria. Miongozo ya usimamizi rekodi nyaraka

Nyaraka sheria kumbukumbu usimamizi vyenye mahitaji muhimu ya kufanya kazi na magazeti na vifaa si kushiriki katika shughuli ya sasa ya kampuni. Wao ni yaliyoandaliwa kwa mujibu wa sasa wa udhibiti, udhibiti wigo usindikaji, mkusanyiko na kuhifadhi habari. Masharti muhimu kutumika katika mfumo wa seti Standard kwa Nyaraka Records Management. Wakati wa kuandaa yao katika maendeleo akaunti katika matumizi ya teknolojia na teknolojia ya juu ya habari. Fikiria kuendeleza msingi wa rekodi ya usimamizi nyaraka.

matukio

Miongozo kwa ajili ya kumbukumbu ya usimamizi nyaraka zinazotumika kwa mashirika ya kiserikali. Pia wanatakiwa kwa ajili ya biashara kushiriki katika aina fulani ya kazi. Hasa, kanuni kujisajili sehemu ya maelezo, usajili, uhifadhi na matumizi ya hati ya Nyaraka mfuko wa Shirikisho la Urusi, inajulikana hali mali.

Sehemu ndogo ya makampuni, kufanya kazi na filamu, Phonographic, video, picha, ramani, sayansi na teknolojia, Telemetry habari, serikali na masharti yaliyowekwa katika kupanga na kutoa taarifa.

wajibu na haki ya kuunda mashirika katika nyaraka kwa ajili ya kuhifadhi muda wa nyaraka za RF AF hutoa msingi wa sheria za sekta (kutoka 1993), nafasi (kutoka 1994 na 1998.). mkakati wa kisheria kuunda vitendo kisheria wa umuhimu wa kikanda. Kuchukuliwa sheria wala kuomba nyaraka, kazi ambayo ni umewekwa na sheria ya Shirikisho № 5485-1 na amri ya rais № 1203 kutoka 1995/11/30,

kukamilika

Ni kupatikana tena utaratibu wa documentary chini ya vitengo biashara. Kuokota pamoja kuamua:

1. Vyanzo.
2. Muundo wa vifaa na kupokewa.

Kama sehemu ya shughuli hii pia kufanyika uhamisho wa moja kwa moja ya nyaraka ili kumbukumbu. Kama vyanzo ni:

1. biashara vitengo.
2. watu kimwili.
3. Chini muundo.

muundo wa vifaa vya

kwa ajili ya kumbukumbu ya nyaraka usimamizi mafundisho seti kwamba upatikanaji ni kazi kwa muda (zaidi ya miaka 10) kesi na kuhifadhi kudumu. Pia muhtasari habari juu ya wafanyakazi. Matukio ambapo maisha ya rafu ya chini ya miaka 10, kama sheria, nyaraka si kuhamishwa. Wao ni zilizomo katika sehemu muhimu ya biashara. Mwisho wa maisha ya rafu ya mambo kama hayo ni kuwa na kuharibiwa. Taarifa ya tabia ya mtu binafsi ni zinaa kwa ombi la mmiliki. Hatimaye, hawakutumwa na State Archives kwa maudhui ya kudumu. uhamisho atakuwa pia kuwa vifaa Enterprises mtangulizi na vunjwa miundo ya chini.

Nyaraka kumbukumbu za usimamizi na utaratibu wa majina

Mamlaka ya wafanyakazi kufanya kazi kwa vifaa biashara ya habari, kufanya orodha utaratibu wa kesi. Alimwita nomenklatura. Wakati kubuniwa kwake inaonyesha maisha ya rafu ya vifaa. kwa ajili ya kumbukumbu ya nyaraka usimamizi mwongozo inaeleza mgawanyiko mamlaka ya kusimamia na kuwezesha utoaji wa huduma katika kuandaa rasimu ya utaratibu wa majina. Utaratibu orodha mtumishi kama msingi kwa ajili ya malezi ya orodha ya vifaa vya taarifa ya muda na ya kudumu (hadi miaka 10) ya hifadhi. Utaratibu wa majina pia kubwa uhasibu hati. Ni kutumika kwa ajili ya usajili wa matukio ya hifadhi ya muda, ikiwa ni pamoja mrefu ya chini ya miaka 10. imara utaratibu wa majina systematisk mpango inaweza kutumika wakati zinazoendelea kadi faili vitendo kufanywa.

uainishaji

Kuweka kumbukumbu ya nyaraka usimamizi unafanywa juu ya aina tatu za utaratibu wa majina:

1. Ya kawaida.
2. Mfano.
3. Mtu binafsi (kwa kampuni fulani).

kwanza huamua muundo wa vifaa vya kuzalisha katika taasisi hiyo. Standard utaratibu wa majina ni inachukuliwa kuwa hati ya udhibiti. Takriban systematisk huamua takriban muundo wa vifaa vya habari kwa ajili ya makampuni ambayo ni kufunikwa na hatua yake ya, kuonyesha kielezo. Ina tabia recommendatory. Hizi ni aina ya systematisk kutumika katika malezi ya mbalimbali ya mtu binafsi na kuhamishiwa katika hivyo bila mabadiliko.

maandalizi Makala

Nyaraka kwa nyaraka rekodi ya biashara ya usimamizi wa uliratibisha katika mfumo uliowekwa kwa mujibu wa utaratibu wa majina ya vitengo kimuundo. mwisho lazima walikubaliana na kutiwa saini na viongozi.

utaratibu wa majina ya biashara ni kufanywa katika mfumo wa jumla. Ni saini na Mkuu wa archive au mtu anayehusika na kusainiwa na Mkuu wa utoaji wa huduma au mfanyakazi wa mamlaka. Utaratibu wa majina lazima kupitishwa na tume mtaalam, na kisha kupitishwa na mkurugenzi wa kampuni. Baada ya kufanya taratibu hizi wakuu wa tarafa miundo ya biashara zinazotolewa dondoo ya sehemu husika.

utaratibu wa majina kwa mwaka ujao sumu katika robo ya mwisho ya kipindi cha sasa. Uoanishaji unafanywa angalau mara 1 kwa miaka 5. Kama kubadilisha muundo na kazi ya biashara, utaratibu wa majina mapya.

utaratibu kwa ajili ya kuandaa Affairs

Formation aitwaye kambi vitendo kutumbuiza kwa mujibu wa utaratibu wa majina. Nyaraka kumbukumbu za usimamizi wa shirika ni pamoja na systematisk wa habari kwa mujibu wa jina la folda. Hairuhusiwi kambi ya nakala duplicate na rasimu. isipokuwa ni za thamani ya magari. Lazima kuwekwa katika folder karatasi kurudisha.

Kudumisha nyaraka utunzaji wa kumbukumbu ni kazi katika kati ya utunzaji vifaa vya kutolea huduma kwa habari, na katika madaraka - vitengo wote wa miundombinu, na mgawanyiko juu. Kambi ni kazi chini ya usimamizi wa moja kwa moja wa watu kuwajibika kwa ajili ya usalama wa vyombo vya habari hifadhi. Kama ni muhimu, inaweza kuwa wanaohusika wafanyakazi wa Nchi Archive.

mahitaji muhimu

Nyaraka kumbukumbu usimamizi unafanywa kwa mujibu wa mahitaji ya kanuni. Katika kutengeneza mafolda na habari flygbolag haja ya kutimiza mahitaji yafuatayo:

1. Vifaa kwa ajili ya kuhifadhi muda na ya kudumu ni makundi tofauti.
2. folder ni pamoja na katika nakala moja ya kila ya karatasi.
3. folder lazima vifaa sasa kwa mwaka mmoja kalenda. Ya sheria hii, hata hivyo, kuna tofauti. Hizi ni pamoja na:

• files binafsi, ambayo ni sumu juu ya muda wote wa mfanyakazi husika,
• vifaa na miundo ya kamati waliochaguliwa msimamo nao, vikundi naibu, regimented katika kipindi cha mkutano,
• Karatasi taasisi za elimu, kunyongwa na makundi katika mwaka wa shule,
• vifaa maonyesho, sifa za shughuli za msimu;
• historia, na kadhalika.

folder lazima kiwe chini ya 250 shuka katika unene wa si zaidi ya 4 cm.

Kambi ya vitendo ya utawala

Nyaraka kumbukumbu usimamizi inahitaji systematisk ya aina tofauti ya habari flygbolag. Hizi ikiwa ni pamoja na sifa na vitendo utawala. Wao ni makundi kulingana na aina na tarehe zake za maombi:

1. masharti ya sheria kupitishwa na vitendo udhibiti, kazi kama viambatisho. Wao ni makundi pamoja. Kama masharti, kanuni, sheria zimeidhinishwa kama vitendo tofauti, systematize yao katika kesi ya mtu binafsi.
2. Maagizo na maamuzi ya miundo kubwa kwa utekelezaji wake ni makundi na maeneo ya biashara.
3. Maagizo kuhusiana na wafanyakazi, uliratibisha kulingana na kipindi retention. Kwa kiasi kikubwa cha vifaa habari vitendo afadhali pande mbalimbali za kampuni, kundi tofauti.
4. Maagizo katika maeneo muhimu ya shughuli ni uliratibisha tofauti na matendo ya wafanyakazi. Kwa mfano, utaratibu wa usimamizi wa kumbukumbu nyaraka ni pamoja na katika folder moja, na uteuzi wa mkuu wa kitengo kuwajibika - hadi nyingine.
5. Approved mipaka, ripoti, makadirio, orodha itemized, mipango na kadhalika. makundi tofauti na yao miradi.
6. Eneo la nyaraka katika mafaili binafsi unafanywa ili wao ni kupokea.
7. Usoni bili mshahara wafanyakazi uliratibisha katika folda tofauti. Wao ni kupangwa katika herufi.
8. Malalamiko, mapendekezo, malalamiko ya wananchi juu ya shughuli za kampuni, kumbukumbu ya kuzingatia na utekelezaji wake ni makundi tofauti na malalamiko ya watu binafsi kwa ajili ya mambo ya kibinafsi.
9. Mifumo ya mawasiliano ni kawaida kufanyika katika kipindi kalenda katika mpangilio. Katika hali hii, majibu huwekwa baada ya maswali. Katika kesi ya upya wa mawasiliano juu ya mada fulani, ambao ulianza mwaka uliopita, nyaraka ni pamoja na katika folder ya kipindi cha sasa. Katika hali hii inaonyesha orodha ya mwaka uliopita.

Kufanya flygbolag habari kukubalika kwa ajili ya kuhifadhiwa

Nyaraka kumbukumbu za usimamizi hutoa idadi ya mahitaji kwa ajili ya vitengo kimuundo, kufanya kazi na nyaraka karatasi. Kufanya flygbolag inaweza kuwa sehemu au kamili. Inategemea wakati hifadhi. usajili wa kudumu unafanywa kwa mujibu wa nyaraka muda (zaidi ya miaka 10), maudhui ya kudumu, pamoja na vitendo juu ya wafanyakazi. Inahusisha:

1. Hardcover / binder folda.
2. nambari ya karatasi.
3. Kuchora juu ukurasa-ushahidi.
4. Malezi ya hesabu za ndani kama ni lazima.
5. Kufanya marekebisho ya maelezo ya karatasi cover. Wanaweza kugusa jina la biashara, nambari ya usajili ya folders, tarehe uliokithiri, na kadhalika.

Vifaa kwa ajili ya kuhifadhi muda, ikiwa ni pamoja na mrefu ya chini ya miaka 10, inayotolewa katika sehemu. Kwa hiyo, hawaruhusiwi kufanya systematisk ya dhamana katika folder, orodha si kuhesabiwa, wala kuwa na studio uhakika.

nuances

Nyaraka kumbukumbu za usimamizi - Shughuli ambayo wataalamu kutoa si tu ya usalama flygbolag, lakini pia fursa ya kufanya kazi pamoja nao lazima haja ya kutokea. Hadi mwisho huu, vitendo ikiwa ni folder, yaliyowasilishwa na nne kuchomwa katika mbao jalada. Pia wanaruhusiwa kumfunga kuzingatia uwezekano wa kusoma maandiko, maazimio, tarehe ya visa katika magazeti yote.

Katika maandalizi ya kambi ya fasteners chuma wote ni kuondolewa. Vifaa lengo kwa ajili ya kuhifadhi kudumu na yenye vitendo hasa thamani au unformatted yanapatikana katika folders gated tatu valve na masharti au katika masanduku maalum.

Wakati sasa katika nyaraka unclaimed ya asili binafsi (vitabu kazi, kadi, kadi ya kijeshi, nk). Wao ni kuweka katika bahasha tofauti na filed kwa mapumziko ya vifaa. Mwisho wa folder lazima sasa tupu karatasi-ushahidi. Katika mwanzo wa folder sutured fomu kwa hesabu za ndani. Ili kuhakikisha usalama na utaratibu wa mpangilio wa kila karatasi moja na tarakimu za Kiarabu. Sheria hii haihusu ukurasa, na aina shahidi ajili ya hesabu. Idadi ya kuweka kalamu katika kona ya juu kulia.

Karatasi-ushahidi

Ni ya maandishi kwa mujibu wa utaratibu. Ina maneno na takwimu:

1. Idadi ya karatasi na hesabu.
2. idadi ya kurasa za hesabu za ndani.

karatasi ya Mashahidi pia kinasema idadi yao maalum. Hasa, ili kuamua kama kuna lettered faharasa, kukosa codes, idadi ukurasa na picha glued, kubwa kurasa format, na kadhalika. Aidha, kwenye karatasi kuashiria uwepo wa vipeperushi uchapishaji katika folder, kama si alama nambari kuu. Karatasi-ushahidi vised compiler. mabadiliko ya baadae katika hali na muundo wa folders wanapaswa kuwa ilikuwa katika yake kwa kumbukumbu ya matendo husika. Hairuhusiwi kufanya karatasi-ushahidi juu ya kichwa cha ukurasa wa folda au mauzo ya wavu ya ukurasa wa mwisho wa hati ndani yake.

hesabu za ndani

Ni sumu kwa ajili ya kuhifadhi na hesabu habari nyenzo muda (zaidi ya miaka 10) na maudhui ya kuendelea. Ndani hesabu kama imeandaliwa kwa ajili ya biashara iliyoundwa na aina ya hati, vyeo ambayo yaliyomo si wazi. aina lazima kuwasilisha data kwenye idadi Serial ya mashambulizi kwa bahati folder, majina, tarehe, na idadi ukurasa.

Kwa hesabu za ndani zinatokana muhtasari wa rekodi. Ni alisema katika takwimu na maneno idadi ya nyaraka ni pamoja na ndani yake, pamoja na idadi ya karatasi na kutengeneza hiyo. Tillstyrker ndani hesabu compiler. Kama folder mtumwa au stapled bila njia, orodha imeandaliwa ni masharti ya ndani ya jalada la mbele.

Mabadiliko katika muundo wa vifaa vya lazima yalijitokeza katika folder "Maelezo". Hasa inarejea kuondolewa, badala ya nakala ya karatasi, pamoja na hati ya ziada katika folda. Wakati huo huo kuweka chini marejeo ya matendo husika. Kama ni muhimu, unaweza kufanyika kwa ingizo jipya kwenye laha muhtasari wa hesabu wa ndani, pamoja na uandishi wa kushuhudia folda.