Electronic Document Management System (Edms) kwamba kama makala na mapendekezo

Hadi miaka michache iliyopita kuhusu umeme wa mfumo wa usimamizi hati ilikuwa inajulikana kama baadaye mkali. Leo, ni sana kutumika katika makampuni binafsi na ya umma. Lakini muhimu zaidi, kwamba the mahitaji ni kuongezeka katika the SED. Ni nini umeme wa mfumo wa usimamizi hati na jinsi inavyofanya kazi, fikiria mfano wa mfumo wa sasa Urusi.

prerequisites

Ili kuelewa vizuri jinsi mpango EDS, unahitaji kufikiria dhana ya msingi na malengo. Ni mambo muhimu ambayo kuamua uchaguzi wa mfumo wa moja au nyingine.

Kama shirika unaweza kufanya kazi katika kudhibiti rasmi, haja katika hati no. Pamoja na ujio wa michakato ya biashara kuna haja ya kuwa na chombo kudhibiti kwa msaada wa nyaraka awali. Kama huna kushiriki katika shughuli kwa wakati, wao kuanza kujenga na kupata waliopotea.

Njia nyingine, karatasi carrier, maalum faili kuhifadhi mpango juu ya server. Lakini anafanya kazi kwa muda mrefu. Katika kuongezeka kwa wingi wa kuongezeka kwa mahitaji ya kuhifadhi habari na maingiliano.

Kuna mtanziko: kama kutumia kuhifadhi karatasi za zamani au SED. ni nini muhimu yanaweza kupatikana kwa njia ya mfumo wa elektroniki? Ongeza ufanisi wa shirika.

athari za kiuchumi

utendaji kazi inaweza kuongezeka kwa njia mbili: kupunguza gharama au kuongeza matokeo. Nyaraka DMS wanaweza kufikia mabao mawili kwa mara moja. Hiyo ni, kuanzishwa kwa mfumo wa inaruhusu shirika kwa kutumia chini, lakini kulipwa zaidi.

kupunguza gharama unafanywa kwa kupunguza karatasi gharama, wakati uendeshaji, kuongeza kasi ya kiwango cha habari, mabadiliko ya utamaduni wa kampuni.

Kutathmini ufanisi wa ambayo inatoa mpango EDS, unahitaji mahesabu ya gharama ya kazi juu ya mpango wa nyaraka karatasi. Idadi ya makampuni ya ushauri, shughuli kama kuchukua 20% ya muda. mfumo wa ukiritimba wa Urusi, inachukua zaidi ya hapo - 60% ya muda. kuanzishwa kwa SED itapunguza gharama hizi angalau mara 10.

Udhibiti ofisi na usimamizi hati

Sheria hizi mbili ni zilizounganishwa. Makaratasi - muda kwamba inahusu kuweka rasmi ya sheria ya kufanya kazi na hati. Baadhi ya mfumo EDS inaweza kubadilishwa chini ya sheria za ofisi, lakini kuna mifumo hiyo kwa misingi ya ambayo tayari sumu makaratasi.

hati ni kitengo cha habari kuhifadhi katika EDS. Workflow yanayotokana na vyanzo mbalimbali: mifumo mingine, maombi, barua pepe, lakini kwanza kabisa - kutoka karatasi scanned. Kwa hiyo, skena na vifaa vingine ni sehemu muhimu ya SED. Maduka mfumo nyaraka zote ni historia yao, hutoa kwa ajili ya shirika la harakati, inaleta yao taratibu za biashara.

Katika msingi huo ni uamuzi, ili na utaratibu wa EDS. Kwa njia yao, na kwa usimamizi wa shirika. hati yoyote hutolewa kwa "Msaada". Kuweka mashamba kwenye fomu inategemea na aina ya hati. maelezo ya mtambo kuhifadhiwa katika database kwa kila uwanja wa kadi.

kazi na majukumu ya SED

Mpango wa usimamizi wa hati ni iliyoundwa na kutatua matatizo haya:

• systematisk ya kazi na hati.
• kuundwa kwa nyaraka kutoka templates, uhifadhi usajili;
• automation wa mahesabu ya fedha
• uainishaji wa hati.

Hebu kuchunguza kwa karibu kazi SED. programu ya usimamizi hati hutumika:

• kujenga kadi.
• malezi ya maandishi ya hati;
• kuhifadhi data katika pdf au ms neno format,
• Kudhibiti user haki za upatikanaji,
• kuundwa kwa njia;
• kudhibiti trafiki hati;
• kutuma notisi, vikumbusho,
• magogo, vitabu vya rejea, classifiers;
• malezi ya maelekezo,
• Search na kutiwa saini kwa hati;
• kuzalisha ripoti.

Kwa makala mfumo mzima ni pamoja na:

• kijijini kazi na hati;
• Matumizi database kwa ajili ya kuhifadhi data,
• samtidiga kazi na eds,
• usalama kwa njia ya vyeti, barcodes, na ya kibinafsi.

Faida na Hasara

mpito kwa EDS ina faida zaidi ya hasara. Hata hivyo, utaratibu vizuri mradi unaweza kuharibu faida yote ya automatisering. Edms utekelezaji malengo lazima kufikiwa. faida ni pamoja na:

• kati muundo hifadhi ya taarifa;
• njia hiyo kuundwa na usindikaji wa hati;
• kutumia templates;
• kutafuta,
• ukaguzi kufikia.

hasara ni kubwa ya awali gharama na kazi ya kina juu ya mafunzo ya mtumiaji.

mchakato hati utunzaji

Edms hati za elektroniki hupitia hatua kadhaa, katika mfululizo wa ambayo nyaraka ni kwa ajili ya mali fulani. Processing unafanywa wote manually na moja kwa moja. Katika hali ya kuweka pili:

• masharti ya mpito kati ya hatua;
• mgawanyo wa the Njia;
• mzunguko usindikaji;
• kukimbia ndogo, timers, taratibu usindikaji;
• inavyoelezwa majukumu user.

Aina ya matibabu:

• Kujenga hati.
• Uhariri.
• Kubadilisha jina.
• Kusonga.
• Kuokoa.
• Indexing.
• Kufuta.

EDS juu ya gharama za

Full workflow hawezi kufanya kazi bila server leseni, customization kamili na mafunzo ya watumiaji wote. Kila moja ya haya inahitaji kubwa ya fedha haraja. Aidha, hatupaswi kusahau muungano wa EDS na mifumo mingine, uppdatering hifadhidata na programu, msaada wa kiufundi na huduma nyingine za ushauri kwa msaada wa gharama.

Utekelezaji wa SED

Utekelezaji wa mradi inaweza kuchukua miezi kadhaa. mchakato unategemea kiasi cha taratibu documentary na uwezo wa kifedha, taasisi na rasilimali. Utekelezaji unafanywa juu ya algorithm kama:

• kuundwa kwa kundi kufanya kazi, uamuzi wa mkuu;
• ufafanuzi wa malengo na madhumuni,
• ukaguzi wa taratibu zilizopo nyaraka;
• maendeleo ya ufundi maalum,
• uchaguzi wa EDS;
• mwisho wa makubaliano ya utekelezaji wa EDS;
• maendeleo na idhini ya kanuni za kazi;
• kuangalia kujaza awali ya saraka za;
• awali ya mtihani EDS;
• mafunzo ya wafanyakazi,
• utekelezaji mtihani wa EDS;
• uchambuzi wa matokeo ya kazi ya mtihani,
• kusahihisha makosa;
• utekelezaji kamili ya SED.

kuanzishwa kwa makosa

Makini hasa wanapaswa kulipwa kwa hatua hizo ambazo zinahitaji kuwepo kwa hati ya karatasi. kosa kuu - ni marudio ya hati karatasi kielektroniki. Hii complicates kazi na sababu mitazamo hasi kwa automatisering. Utekelezaji wa kazi mbili hakuna mtu inalipa. Tunahitaji kujenga taratibu otomatiki bila kurudia. kosa la pili - unpreparedness wa wafanyakazi. Mara nyingi, taratibu mpya ni alijua na uadui. Kwa hiyo, ni lazima kueleza kwa wafanyakazi kwa nini ni kuletwa sed, hivyo kwa makusudi akaenda utaratibu wa mafunzo.

hati teknolojia ya kuhifadhi

EDS hati za elektroniki inajumuisha sifa, kulingana na ambayo ni searched, mchanganuo, na kambi ya ripoti ya ujenzi. Wakati mwingine hati kuundwa kutoka template, wakati mwingine - kwa kuhamisha data kutoka database. Sifa ni kuhifadhiwa katika meza. file yenyewe kuwekwa katika folder kuhifadhi, taarifa kutoka hiyo - katika orodha database. Upatikanaji wa data hupatikana tu watumiaji Edms mfumo.

Ni nini mkondo kuchanganua?

Mtiririko usindikaji nyaraka, ikifuatiwa na uwekaji wa sampuli katika faili kukamilika kwa kutumia scanners. Wakati wa mchakato wa skanning inaweza moja kwa moja kujenga barcode kwenye hati na usajili wake katika database na kisha kuzingatia njia fulani.

OCR

Hii umeme mfumo wa usimamizi hati DMS waongofu picha ya elektroniki ya hati katika muundo wa picha jpeg au muundo wa maandishi. Inatumia programu maalum kama programu au ESCOM.BPM jumuishi katika SED. ESCOM.BPM ni nini? Hii programu kutambua hati, typed na fonts tofauti. Ikumbukwe, hata hivyo, kwamba maombi kujitegemea kuwa na sifa zaidi na hata kutambua maandishi yaliyoandikwa kwa mkono.

barcoding

teknolojia hii inatoa seti ya taratibu kwa ajili ya uanzishwaji na matumizi ya kanuni graphical bar juu ya hati. barcode kipekee yanayotokana kupitia mfumo server. Yeye hutoa kwa ajili ya kutambua hati, tafuta yake ya haraka juu ya msingi wa usambazaji na uhifadhi wa maeneo. Wakati wa kusajili hati kuchapishwa kwenye studio ya barcode sambamba na kitambulisho kadi ya elektroniki. Yeye ni glued na toleo karatasi ya hati.

EDS

Digital saini inaruhusu kuthibitisha usahihi wa hati na data faradhi. Signing hufanywa kwa kutumia Kriptografia programu na funguo - cheti. mwisho ni faili katika format maalum ambayo ni upya katika kituo cha suala la leseni. Ili kuhakikisha usalama wa taarifa kuhifadhiwa kwenye kadi ya cheti smart au ufunguo I-Token. Wao ni ulinzi na PIN code. Kama PIN umewekwa mara nyingi vibaya, kisha cheti moja kwa moja imefungwa.

Ya maandishi na sifa search

Sifa search ni kazi kwa kutumia fomu maalum ya maadili kadhaa ya uwanja kadi. Kwa mfano, "mot" kigezo hutoa data search katika sehemu ya "kupokea" au "Mtumaji". mfumo kulinganisha vigezo aliingia kutoka data katika kadi na maduka Matokeo katika kadi hizo, ambazo zimekuwa bahati mbaya. search ni kazi kwa kuzingatia mechi halisi au sehemu.

Full-text search unafanywa kwa mujibu wa data katika hati, ikiwa ni pamoja aina neno kupitia database zana kujengwa katika, kama vile MS SQL Server, Oracle. Kwa files kamili wa utafutaji yanafaa kuingizwa katika orodha katika aina ya faili (doc), meza (xls), maonyesho, ripoti.