Udhibiti barua (sampuli)

Udhibiti barua - hati ambayo ni sehemu muhimu ya mawasiliano ya biashara. Mara nyingi ni zinaa kwa barua na mtumishi kubadilishana taarifa kwa njia maalum.

dhana ya msingi

mawasiliano ya biashara ni muhimu kushughulikia masuala mbalimbali ya kiuchumi au uzalishaji. Kwa msaada wake biashara na mashirika kuwasiliana na mazingira ya nje: washirika, wateja au mashirika ya kiserikali. Kwa kawaida kutumika kwa ajili ya barua hii ya usimamizi.

Kwa ujumla ni inajulikana kama hati iliyoandikwa, ambayo inaweza kuwa:

• kukabiliana na ujumbe awali alipokea au maombi,
• karatasi kuandamana kuongozwa alimtuma pamoja na vyombo vingine au vifaa;
• Mpango barua katika kesi ambapo njia nyingine ya mawasiliano haiwezekani.

Kila moja ya chaguzi hizi ina sifa yake mwenyewe. Hata hivyo, kuna kanuni za kawaida, kwa mujibu wa ambayo kwa kawaida huandaliwa barua yoyote rasmi. Hii inaeleweka, kwa sababu ni biashara mawasiliano, kwa mfano, mara nyingi huanza mwisho wa wengi wa shughuli. hati vizuri sumu inaweza kujenga katika marudio hisia nzuri juu ya washirika baadaye uwezo.

Aina ya barua business

Kulingana na habari ambayo ina barua rasmi, inaweza kuwa:

1. Kufunika. Kwa hali hiyo ina ujumbe kwake kuna furushi la matumizi.
2. Madai. Yaani, inaonyesha kutoridhika na hali fulani (madai).
3. Mwongozo. dalili fulani wanapewa katika maandishi.
4. Udhamini. mtumaji unathibitisha kutimiza wajibu baadaye yaliyowekwa katika hati.
5. Habari. barua ina taarifa ambayo inaweza kuwa ya manufaa kwa mpokeaji.
6. Matangazo. Maelezo yanatolewa ili kuvutia kwa ushirikiano.
7. Barua ya taarifa. Kwa taarifa juu ya matukio ya umma.
8. Barua ya uthibitisho. Inabainisha ukweli wa kupata hizo au hati nyingine au vifaa.
9. Barua ya ombi. Nakala ina rufaa motisha ya mpokeaji kwa hatua.
10. Barua ya ujumbe. Hutoa mtumaji taarifa maalum ya maslahi ya pamoja ya vyama.

Madhumuni ya hati hizi ni kiungo kati ya mashirika au idara.

Mkusanyiko wa madai barua

Katika masuala ya ushirikiano wakati mwingine kuna wakati ambapo mmoja wa vyama, kwa sababu yoyote, hana kutimiza majukumu yake. Katika hali hii, mpenzi kwanza inapeleka barua kwa mwenzake. Katika hayo, kwa kawaida inatoa mapendekezo yake kwa kuondoa ukiukwaji wa haki zake za kisheria. Hii ni rasmi barua. sampuli ya vile hati, unaweza kuunda kiholela. Katika hali hii, yafuatayo yanapaswa kuzingatiwa:

1. uandishi lazima biashara rasmi na uwekaji wa ushirikiano.
2. kiini cha madai ni ya walionyesha wazi sana.
3. Wakati wa uwasilishaji wa taarifa muhimu kwa kazi ukweli kusadikisha halisi.

Katika barua ya malalamiko lazima iwe na:

• maelezo ya mtumaji (jina, kurudi anwani na nambari za simu);
• taarifa kamili juu ya marudio,
• maelezo ya mazingira ambayo kulikuwa na hali ya migogoro,
• kumbukumbu ya kanuni za kisheria, ambayo kwa upande kuvunja mot,
• mahitaji maalum wa kuondoa ukiukaji, kuonyesha muda wa utekelezaji wake;
• matokeo ambayo yanaweza kutokea kama chama kupinga kujitenga na utekelezaji wao.

Makini hasa wanapaswa kulipwa kwa jinsi huduma imeundwa barua. sampuli lazima iendelezwe ili mkosaji hakuwa hawatambui kama tishio. Ni lazima ikumbukwe kwamba hii ni mawaidha wanadai kufuata sheria.

sheria ya kubuni

Makini hasa wanapaswa kulipwa kwa mpango wa barua ya usimamizi. Hata hivyo, sheria haitoi kwa kuwa kanuni zozote kali na kanuni.

Licha ya haya, yafuatayo yanapaswa kuzingatiwa lazima katika maandalizi ya hati hizo:

1. barua yoyote rasmi lazima iwe imeandikwa kwenye fomu. Ni ni kuwa na maendeleo na wataalamu mapema juu ya ofisi na kupitishwa kwa amri ya mkurugenzi.

2. hati lazima iwe na maelezo fulani:

2.1. Habari kuhusu mpokeaji na mtumaji.

2.2. Nambari ya kumbukumbu na tarehe ya barua hii. Ni muhimu kwa ajili ya usajili.

2.3. Kiungo wa taarifa hiyo kuhusu barua-ombi, kama hati na mabadiliko hayo.

2.4. Jina.

2.5. Habari kuhusu kuwepo kwa maombi yoyote na majina yao na namba.

2.6. Habari kuhusu mtu kusaini hati (nafasi na jina).

3. Katika barua kusomwa katika swali moja tu. Baada nyingi magumu uchaguzi wa msanii.

4. habari lazima yaliyowekwa kwa muda mfupi sana, lakini ni wazi. Ni bora kuwa maandishi inachukua si zaidi ya kurasa mbili.

5. Haki ya kutaja maelezo ya walengwa. Kama tunazungumzia kuhusu shirika, lazima kuambatana na mlolongo zifuatazo:

5.1. Jina la kampuni (katika kesi nominative).

5.2. kitengo cha miundo (kama ni lazima).

5.3. Nafasi ya marudio (katika dative).

5.4. initials wake.

5.5. barua pepe ya kampuni.

6. Kama wapokeaji wengi, lazima kwanza kutaja kuu, na kisha kila mtu mwingine.

Kwa kuzingatia mambo haya yote, mpango wa barua usimamizi, katika kanuni, kuwa ngumu.

utaratibu wa kuwasilisha

Kwa hati imekuwa ulioandaliwa kwa usahihi, lazima kuzingatia utaratibu maalum wa uwasilishaji wa taarifa ndani yake. Kwa mfano, tunaweza kuzingatia fursa ya jinsi ya kuandika barua rasmi ya majibu. Kwanza tunahitaji kukumbuka kwamba, kwa mujibu wa sheria ya etiquette, ni muhimu kukabiliana na habari ndani ya siku ya ofisi yake. Kama sisi ni kuzungumza juu ya ujumbe wa barua pepe, wakati optimum si zaidi ya saa mbili. Iwapo kuambatana na sheria kama hiyo haiwezekani, ni bora ya kutuma ujumbe kwa mpenzi.

barua yenyewe, kwa kweli, itakuwa na sehemu mbili:

1. Utangulizi. mtumaji seti mandhari, sababu na msingi wa kuandika wake. Unaweza kutaja kanuni, ambayo kwa mujibu wa sheria ni msingi wa kutoa jibu. Aidha, unapaswa makini na baadhi ya pointi juu ya hali hii. Wao kusaidia kufunua asili ya swali.
2. Muhtasari. Sehemu hii inalenga kuelezea na kushawishi. Nakala lazima mafupi, wazi na mafupi, na kuweka nje ukweli - kuthibitika na lengo. Kama ni muhimu, wanaweza na kuthibitishwa na takwimu halisi.

Baada ya vile maandishi ni kawaida ikifuatiwa na orodha ya matumizi. Mwisho hati saini na mtumaji. Aidha, ni muhimu kujua jinsi ya kuandika barua rasmi, ili si kwa kumkosea mpokeaji. Kwanza, akiwa na ni kuhitajika kwa kuanza na maneno "Ndugu." Pili, unaweza kutumia maandishi ya maneno Mmoja lina maneno kama "baada ya uangalifu pendekezo yako," au "kabisa mtihani maoni yako." Kama kufuata etiquette tu kufaidika pande zote mbili.

utaratibu hatua

Drafting barua rasmi ni wajibu wa makarani, makatibu au wafanyakazi wengine ambao ni kupewa majukumu haya. Kukubaliwa kwa kazi wana kuzingatia katika matendo yao mlolongo. mchakato wa hizo hati ujumla hupita kupitia hatua zifuatazo:

1. Uchunguzi makini wa mazingira ya suala hilo. Lazima kabisa kudhibiti hali ili kutathmini ufumbuzi wake iwezekanavyo.
2. Kuchora juu ya rasimu ya barua. Ni muhimu kuzingatia mahitaji yote zilizoelezwa hapo juu.
3. Kuoanisha maandishi tayari. Wakati mwingine ni muhimu kubadilisha taa ya maoni ya kichwa. Yeye anaweza kufanya baadhi ufafanuzi au maelezo juu ya somo.
4. Idhini ya msimamizi wake.
5. kukamilisha na kutiwa saini kwa hati.
6. Usajili herufi.
7. Kutuma barua pepe kwa mpokeaji.

Tu baada ya kwenda kupitia hatua hizi zote, barua kufikiwa mpokeaji, utakuwa na uwezo wa kutekeleza lengo lake.

kanuni ya lazima

Kuweka barua rasmi, lazima kuzingatia katika kuwa ukurasa wa kwanza wa lazima kuchapishwa katika fomu maalum. Hatimaye, unaweza kutumia mara kwa mara kutofungwa ya A4. Hapa ni lazima ikumbukwe kwamba sana maandishi shamba ina mipaka yake: juu na chini ni urefu wa 2, kushoto - 3,5 cm, haki - 1 cm. Si lazima kuvunja ukubwa wastani na kifafa maelezo kwenye ukurasa mmoja. Ni bora kuchunguza sheria na tu kuongeza ukurasa ziada.

Andika maandishi lazima pia kuwa kwa mujibu wa sheria:

1. Ili magazeti, kutumia standard font Times New Roman. Chaguzi nyingine bora si kuomba.

2. ukubwa wa herufi pia umewekwa:

• kwa maandishi kuu - 14;
• kurasa alignment, na alama ya utendaji - 12.

3. Uwekaji ya maelezo pia alifanya kwa mujibu wa sheria:

• nafasi kati ya mistari - 1;
• Nakala upangiliaji yaliyotolewa na "width";
• uhamisho huwekwa moja kwa moja;
• umbali kutoka kichwa na idadi Serial ni 2 nafasi ya mstari, na kutoka kwa maandishi kuu - 3.

Makubaliano na viwango ni ya lazima kwa ajili ya utekelezaji sahihi ya barua sambamba na marudio.

maelezo ya eneo

Ili kuandaa kiwango business barua, unahitaji kujua hasa ambapo wao lazima kuwekwa, maelezo yake na vipengele. majibu ya maswali haya lina GOST R 6.30-2,003. Ni kuelezea kwa kina mfumo wa barua rasmi. Kwa kweli, ni sampuli ambamo ujumla wa maelezo yote ya hati iko katika njia fulani. Inahitajika kwa:

1. Kuunganisha mchakato wa usajili binafsi ofisi (biashara) herufi.
2. Na uwezo wa kuendeleza serikali kuu kuandaa aina ya kawaida, kupunguza haja ya kufanya kazi kwa mikono.
3. Kuwezesha na kupunguza muda taarifa zinazoonekana retrieval.
4. Kupanua uwezo usindikaji wa barua kwa msaada wa kompyuta na vifaa vingine.

Kwa hiyo, kwa ajili ya biashara ya kawaida barua inatumia 30 maelezo ya kawaida, ambayo ni katika maeneo ya kumi na moja ya lazima:

• nembo na nembo,
• mwandishi,
• data ya awali;
• kichwa za;
• kibali,
• mwandikiwa;
• azimio,
• maandishi;
• saini na maombi;
• uratibu na uhakika,
• alama.

Kuweka habari katika baadhi ya sekta inaruhusu wataalamu bora navigate hati, na watumiaji wa kawaida kuwezesha mchakato wa maandalizi yake.

mahitaji ya msingi

Baadhi ya viongozi wa makosa kuamini kuwa biashara mawasiliano unaweza kutekelezwa kiholela bila kufuata kanuni zozote na kanuni. Lakini wataalamu ambao ni wajibu kwa ajili yake, lazima kujua mahitaji ya msingi kwa barua rasmi:

1. kuwepo kwa maalum (kampuni) fomu.
2. matumizi sahihi na maelezo ya uwekaji.
3. Nakala lazima someka na pia mwisho. Kueleza kiini cha swali ni bora kutoa upendeleo kwa mapendekezo rahisi ya kawaida. Ni muhimu kusema kwa ufupi kwa kila neno pili cha juu cha habari.
4. Kulingana na aina, hati lazima kutolewa ipasavyo. barua pia huwa masuala kadhaa. Katika hali hii, ufafanuzi ni muhimu kujaribu kuchanganya yao.
5. Matumizi sahihi ya kuweka kwa kuandika viwango.
6. Kujaribu kupata na maudhui ya barua si categorical maneno. mpokeaji anaweza kutafsiri maneno kama tishio. Wakati kubuni mapendekezo bora kutumia maneno ya utangulizi kama vile "inaonekana", "kama unavyojua", "inawezekana" na "jinsi ya".

Masharti haya ni katika mazoezi husaidia kudumisha usimamizi hati katika biashara.