Mikataba ya kuhifadhi katika shirika: mkakati wa kisheria, majira

mikataba ya kuhifadhi yanayohusiana na matatizo fulani. Hasa, katika baadhi ya kesi vigumu sana kuamua ni aina kuhusishwa na chombo fulani, jinsi ya kuhifadhi, chini ya kile hali, jinsi ya kuharibu na kadhalika. Yote ya mambo haya ni serikali na sheria, lakini kwa sababu ya ukweli kwamba moja na mkataba huo katika hali tofauti inaweza kuhitaji vipindi tofauti kuhifadhi, mara nyingi huwa na kila aina ya matatizo, utata, na kadhalika. Fahamu yote ni muhimu, ingawa inaweza kuwa gumu. Ni lazima ieleweke kwamba katika kesi ya mahitaji zisizo za kisheria katika maeneo kama vile mikataba ya kuhifadhi katika archive, kumbukumbu ya usimamizi inaweza tu kuwa ufanisi, lakini pia hatari katika suala la adhabu inawezekana au adhabu.

Kwa kuweka?

mkataba atakuwa wakati wote kupatikana si tu wakati wa matendo yao, lakini pia baadaye. Unaweza haja ya baadhi ya habari, ambayo ni yalijitokeza katika nyaraka hizo, baadhi ya data ambayo mahitaji usimamizi, na kadhalika. Migogoro mingi, ambayo kwa kawaida na wajumbe katika ukweli kwamba moja au upande wa pili wa imani mbaya inafaa kutimiza majukumu yake inaweza kushughulikiwa kwa kutumia mkataba kama nje ya mahakama na rasmi katika mahakama. Lazima pia kuangalia uwezekano wa kufanya kaguzi za vipindi fulani, ambayo itakuwa kutekelezwa na vyombo hali ya usimamizi. Pia wanaweza kuomba nyaraka kwa kipindi maalum, na kama mikataba ya kuhifadhi katika shirika, mrefu ya uharibifu wao, na kazi nyingine kama hiyo hufanywa kimakosa, inaweza kuwa chini ya faini kali sana. Kwa kawaida, jambo la kwanza itakuwa ni wa kulaumiwa uongozi, lakini baada ya hali kutulia, mkuu lazima kukumbuka ambaye ni lawama, yeye alikuwa na matatizo ya nje ya bluu. Hiyo ni mkataba na nyaraka nyingine yoyote itakuwa naendelea wakati madhubuti uliowekwa. Makampuni mengi kwa ujumla hupendelea mara kwa mara kupanua archive, wala hakuna kabisa kuharibu ili kuepuka matatizo inawezekana, kuliko kufanya makosa na kisha tafuta matokeo.

sheria

mikataba ya kuhifadhi katika shirika Sheria inaeleza wazi kabisa, kama huna kuzingatia ukweli kwamba si mara zote inawezekana kwa usahihi makisio hii au hati. Kwa ujumla, mikataba ya moja kwa moja na sheria tofauti si, ni maalum katika orodha ya jumla ya hati ya kiwango nyaraka (au usimamizi wa nyaraka nyaraka), ambayo ni sumu katika mchakato wa utendaji kazi wa mashirika, mashirika ya serikali, serikali za mitaa na kadhalika. Chaguzi zote mbili orodha zote mbili na usimamizi na kwa nyaraka za kawaida, kuidhinishwa na Wizara ya Utamaduni na Misa Mawasiliano ya Shirikisho la Urusi. aina hiyo inahusiana na hati ya utawala, ina idadi 558 kutoka 2010/08/25 wa mwaka, na aina ya pili - № 1182 kutoka 2007/07/31 mwaka. Kujifunza nyaraka hizi inapendekezwa sana, lakini ni bora kujitenga mchakato wa kujifunza kwa wenyewe hasa wale karatasi, ambayo hutumiwa katika taasisi fulani na kuhusiana na sehemu maalum ya wajibu. orodha ya habari sana kukumbuka yote, lakini kama kuamua ni hati kwa nini inatumika na kiasi gani ni kuhifadhiwa, uwezekano, uhifadhi mikataba itakuwa rahisi sana na rahisi. Mara nyingi, kila karatasi kutumika kufunikwa na pointi 3-4, kujifunza kwa kina ambayo si vigumu.

aina tofauti

Inatumia mifumo kuu mbili ya mikataba kujitenga kwa hifadhi yao. Hivyo, mfumo wa angalau ya kawaida ni kubandika kwenye maisha rafu. Kutenga muda mfupi, ya muda mrefu na kuhifadhi kudumu. chaguo la kwanza inahusisha mkataba kwa kipindi cha hadi miaka 10. pili - zaidi ya miaka 10. Kudumu mara nyingi hutumika tu wakati kuharibu hati haiwezi hata kidogo. Mfumo huu si rahisi sana. Uhifadhi mikataba katika kumbukumbu, ambayo masharti hufafanuliwa kwa njia hii, mara nyingi hupelekea kuchanganyikiwa na makosa ya kweli husaidia kuweka rekodi kuweka mchakato. Kwa sababu mfumo kawaida ni kubandika kwenye aina ya mkataba. makampuni mengi wametoka katika aina tatu kuu: wasifu, kaya na ajira. kwanza na wa pili kwa sehemu kubwa ni sawa, na wao ni kawaida tu naendelea kwa miaka mitano. Inaeleweka kuwa chini ya mfumo inahusu mikataba yote na nyaraka zote moja kwa moja kuhusiana na nyanja kuu ya shughuli za shirika. Tatu, aina ya mikataba ya ajira, mara nyingi, pia kuhifadhiwa na umri wa miaka 5 tu, lakini katika baadhi ya hali, kipindi hiki inaweza kuongeza kwa kiasi kikubwa. Kwa mfano, kama hakuna akaunti, basi kama mkataba ingekuwa kuhifadhiwa kwa kadri 75 miaka, ambayo si rahisi sana. Kwa kweli, kama huna hasa kwenda katika tatizo, inaweza kuwa kiholela kupunguza maisha ya rafu ya miaka 5 na kusahau matatizo. Lakini katika hali hiyo uwezekano wa miss baadhi ya mambo ambayo inaweza kuongeza muda wakati ambao kuhifadhi mikataba ya aina hiyo ni lazima, na hiyo ni wakati unaweza kuhakikisha faini au nyingine matatizo, ambayo inajaribu kuzuia mtu yeyote mwenye akili timamu.

Kuhamishia archive

Utaratibu kwa ajili ya uhamisho wa mikataba ya amana katika kumbukumbu, sheria ambayo tayari muda wake, inaweza kutofautiana kulingana na kampuni. Wakati mwingine, wafanyakazi tu kumfunga hati na kila mmoja na kuwekwa katika kona ya giza, ambayo ni kuchukuliwa kumbukumbu. Lakini kutoka kampuni nyingine ya mchakato mzima inaweza wazi ilivyoelezwa katika nyaraka standard, sasa itakuwa ya mtu binafsi kuwajibika kwa faili, au hata sheria maalum utaratibu wa majina ya kufungua, ingia na kadhalika. Chaguzi zote mbili inaweza kuwa starehe, kulingana na sababu mbalimbali. Kwa mfano, chaguo la kwanza yanafaa ndogo kampuni na mauzo ya kawaida. Kutakuwa na si hati nyingi, kuwa unaweza kupata kwa urahisi wote katika kona moja ya giza. Lakini pili, alisema hali ni mbaya inafaa kwa mashirika, ambayo akaunti kwa ajili ya idadi kubwa ya wafanyakazi, na lazima tu kwa namna fulani hakuwa na kuzama katika hati. kanuni ya jumla, ambayo ni mikataba mbalimbali ya kuhifadhi katika shirika la aina yoyote ya umiliki, ni wakati wa maambukizi kwa kumbukumbu. Kama kanuni, wafanyakazi wanatakiwa kutuma nyaraka hadi kipindi fulani, bila kujali walipo kweli mbio nje ya hatua ya muda. Na kwa kawaida, kama archiving hutokea katika mwanzo wa mwaka. Hiyo ni, hata kama mkataba kumalizika mwezi Februari, bado kusubiri hadi mwaka ujao ili kuweka katika hifadhi.

uharibifu

Kama ilivyoelezwa hapo juu, tu kwa sababu huwezi kuharibu makubaliano. Kwanza unahitaji kuhakikisha kwamba kweli alikuwa wakati sahihi. Tu basi tunaweza kuharibu hati hii. Lakini hatua hizi mara nyingi unaweza kuwa hatari madhara yake, ndio maana wengi wa wafanyakazi wanapendelea kuwafanya tu na uongozi kwa vikwazo. Inaonekana kama hii: mfanyakazi zilizokusanywa sampuli ya nyaraka zote ambazo tayari ni nje ya kipindi au unakaribia mwisho. mikataba ya kuhifadhi katika kiwanda, ni kuhitajika inapaswa kujengwa ili utaratibu huu sampuli hakuwa alichukua muda mrefu. Kisha, kulingana na orodha kupatikana, taarifa usimamizi alifanya, hati ni sahihi, filed, na kisha tu, wakati huu wote ni kosa, kuanza mchakato wa uharibifu wa mikataba ya moja kwa moja na nyingine dhamana hiyo. mikataba ya kuhifadhi katika archive mara kwa mara - si suluhisho bora, hasa kwa kuwa baadhi ya makampuni hata kusimamia kufanya hivyo kidogo kidogo, kutoa yao kwa kusindika na kadhalika.

kurekodi MFANO na mfumo wa hifadhi

Ili kuelewa vizuri vipengele vyote na mambo muhimu ya shughuli inaweza kusababisha mfano workflow kuhifadhi rahisi shirika nyaraka. Kwa hiyo, kuna ya wafanyakazi, kwa kawaida mtu kutoka kwa wafanyakazi wa uhasibu, ambayo ina jukumu la uhifadhi wa mikataba na makandarasi, au nyingine yoyote ya dhamana hiyo. Ina folder tofauti ambapo anaishi mpaka kitendo. Mara tu baada ya mkataba kufungwa, ni kubadilishwa kwa folder tofauti. Itakuwa rahisi kuwa na daftari maalum katika fomu za elektroniki, ambapo nyaraka hizi zimeorodheshwa katika utaratibu, kuonyesha kipindi hifadhi. Lakini kwanza, kipindi hii lazima defined. Ni bora ya kuendesha folder kwa idara zote, ambayo kwa njia moja au nyingine kuhusiana na mkataba, ili kuelewa asili yao. Pamoja na uzoefu haja ya hatua kama hiyo itakuwa kutoweka. Basi, baada ya hasa wazi nini inawakilisha kila moja ya hati muhuri kuhifadhi halisi mrefu. Wakati mwingine itakuwa ni rahisi kutaja mkataba na tarehe ya mwisho, priplyusovyvaya yake ya miaka 5 (au zaidi) ili kuonyesha hasa wakati karatasi inaweza kuharibiwa. Kwa kweli, hata katika mwanzo wa shirika ya utaratibu suala si vigumu sana, lakini baada ya kutumia muda mrefu bado itakuwa zaidi na zaidi rahisi. Wakati mikataba ya kuhifadhi katika shirika, ambayo ni ya uharibifu wa maisha tayari kupitishwa, itakuwa sanifu, mchakato mzima utakwenda katika dakika. Na kisha akaja mwaka wakati unaweza kuharibu nyaraka fulani. Wao ni kuondolewa katika folder, mbili-checked kwa makosa iwezekanavyo na, pamoja na orodha ya makala haya, kuwasilishwa kwa msimamizi. Yeye, kwa upande wake, lazima mara moja tena kuangalia kama wote kama ilivyoelezwa katika orodha, kama utabaki mkuu wa hatia katika kesi ya matatizo. Kama kila kitu ni sahihi, mkuu saini ruhusa kuharibu na hapo ndipo kila mtu kuja kama akili zao wenyewe. Kuna mtu machozi na throws. Wengine kutumia shredder. Wengine kukaa kwenye takataka, kuchoma na kadhalika.

Wakati wa kipindi cha retention huanza

Hili ni swali muhimu sana, kwa sababu ni huwafufua mengi ya makosa na hayo. mikataba Hifadhi katika biashara ya Belarus au Shirikisho la Urusi katika kesi hii, sawa, na huanza kwa sasa wakati mwaka mpya huanza, ambapo hati fulani ni halali tena. Kwa mfano, kuna mkataba, na kumalizika mwaka Julai 15, 2010. Ni muhimu kurejesha kwa miaka 5, lakini haiwezi kuharibu Julai 15, 2015, na mwanzoni mwa 2016. Hiyo ni, ripoti aliendelea 2011/01/01, na si kutoka mwezi wa saba wa mwaka uliopita. Kwa kawaida, ili kupunguza nafasi yoyote ya makosa, ni aliongeza kwa muda mwaka 1 awali defined. Na tu baada ya kupitishwa, mchakato uharibifu kuanza.

kuhifadhi Features

Kwa ujumla, kuna mapendekezo maalum kwenye jinsi ni lazima kuangalia na kufanya kazi kumbukumbu. Kimsingi, uhifadhi wa mikataba dhima, malipo kwa makandarasi, mikataba ya kazi na sawa nyaraka hizo lazima kuwa katika sehemu hewa na ukame. Zaidi ya hayo, karatasi hizo huwekwa kwenye rafu (wazi au kufungwa). Kama ni wa aina kali taarifa au nyaraka alama "siri ya biashara", ni lazima kuwa sasa safes maalum. Kimsingi, hakuna mtu haina kuangalia hatua hii, kwa sababu hii ni mapendekezo kwa kuzingatia kwamba biashara faida zaidi. line ya chini ni rahisi sana: kama huna penalize kwa mfumo wa hifadhi yenyewe, ni kwa kukosa dhamana, ambayo wanatakiwa kuwa mara nyingi adhabu. Na kama kuna mafuriko, au hati itakuwa kuharibiwa katika njia nyingine yoyote kama hiyo, lawama kwa hili ni tu kampuni fulani.

Wajibu na wasanii

jukumu ya msingi na ya msingi ya yote inaingia katika mikataba ya kuhifadhi itakuwa mkuu wa shirika. Yeye ndiye mbele ya matatizo itakuwa na wajibu kwa hali na wanakabiliwa na matatizo yote iwezekanavyo. Zaidi ya hayo, kufuatia baada yake, huwa mhasibu mkuu, mwanasheria na mfanyakazi ambaye ni wajibu wa utunzaji wa nyaraka. Lakini kwa kawaida, watu wote hao basi adhabu tayari kichwa kwa kiasi ya makosa yaliyofanywa na wao. Kwa kweli, wengi wa mashirika ndogo kwa ajili ya mfumo wa ufuatiliaji mikataba uongo na idara ya uhasibu. Na katika hili mhasibu mkuu wa idara au kuteua yao wenyewe, au kama kura ya jumla, mtu fulani katika malipo. Wakati mwingine, mtu anapata ongezeko dogo la mishahara, ambayo inapaswa kufidia kiasi ya ziada ya kazi, lakini mara nyingi zaidi, hatua ya mwisho tu kupuuza, akisisitiza kukosa fedha au mambo mengine kama hayo. Katika kesi zaidi nadra, na wajibu kwa ajili ya kuhifadhiwa ya hati kwa ujumla, na katika mikataba fulani, vitendo wakili. Lakini si rahisi sana, kwa sababu mtu huyo anaweza tu na wajibu wa mkataba, na wengine karatasi alitumia kujua hivi hivi tu. rahisi zaidi wakati kuna mtu mmoja ambaye ni kushiriki katika suala hili. Itakuwa sahihi zaidi na si kufanya ndogo ndogo nasty mende kama hii inaweza kufanya wafanyakazi wengine.

matokeo yake

mikataba ya kuhifadhi katika shirika unafanywa kwa misingi ya utekelezaji kamili wa masharti yote ya sheria. Hii ni muhimu, ambayo inaweza kuchukua juu ya matatizo yote ya biashara. Katika hali hii, nuances madogo, kanuni ya ndani, usajili na nyaraka zinazohusiana na yanaweza kutofautiana kutoka kampuni ya kampuni. kuu mtu kuwajibika inachukuliwa kuwa bosi, lakini unaweza alikabidhi wakati huu mtu mwingine. Hii itasaidia kazi ya usimamizi, lakini haina kuiondoa kwenye kina cha uwajibikaji kwa makosa iwezekanavyo. Hiyo ni mfanyakazi ambaye ni kuaminiwa kufanya kazi na nyaraka nyaraka, lazima kama kuwajibika na kwa uwazi kuelewa majukumu yao badala ya fedha halisi, badala ya shukrani matusi, kama kawaida hutokea na kuongeza wingi wa bila fidia yake na fedha za ziada kulipa.