Workflow katika biashara. Mpango wa Usimamizi Document na utunzaji wa kumbukumbu

Automation ya mzunguko wa hati ni kipimo ambacho karibu makampuni yote ya kisasa yanakataa. Hata makampuni madogo hufanya kazi na wingi wa nyaraka mbalimbali, ikiwa ni pamoja na barua, bajeti, ankara, mikataba na kila aina ya mahitaji. Kwa sababu hii kwamba kila kikundi cha kisasa kinajaribu kutumia kipimo hicho kama automatisering ya mzunguko wa hati, ambayo inahakikisha ukamilifu na usalama wa data, urahisi wa kutafuta na kuhifadhi habari mbalimbali, pamoja na upeo wa ufanisi wa muda unaohitajika kuunganisha.

Kwa nini hii ni muhimu?

Kwa kawaida katika kampuni yoyote, wafanyakazi hutumia muda mwingi kupata habari wanayohitaji, na takwimu zinazungumza vizuri kwamba inachukua muda wa nusu ya kufanya hivyo. Pia hutokea kwamba unapaswa kurejesha upya badala ya kutumia tena nyaraka zingine zilizopo "mahali fulani." Kiwango cha kawaida ni hali ambayo maandishi ya chanzo ya mkataba wowote ni na mwanasheria kwenye kompyuta, na vifungu vya uhasibu kwa ajili ya dhamana zinazoambatana na utekelezaji wa mikataba hufanyika katika mfumo wa uhasibu, akaunti na vyeti zinachukuliwa katika idara ya kifedha katika fomu ya karatasi, na mawasiliano juu ya mkataba Kazi iko katika bodi za barua za wafanyakazi. "Sifa" ya habari hiyo ni madhara sana kwa usalama, uaminifu na uthabiti, ni katika hali kama vile automatisering workflow inakuwa dhahiri.

Kutokana na kuanzishwa kwa mifumo maalum ya habari, matatizo mengi yanatatuliwa. Kwa mfano, baadhi ya mifumo ya bajeti hutoa fursa ya kuunda mfumo wa bajeti zinazohusiana na ufuatiliaji na uhifadhi wa matoleo tofauti ya nyaraka hizo, pamoja na kuonyesha statuses zao. Hivyo, tatizo la mzunguko wa waraka wa bajeti ni sehemu kutatuliwa kwa kutumia mifumo hiyo.

Hata hivyo, usisahau kwamba misingi ya kisasa ya bajeti, pamoja na mifumo ya uhasibu na ERP katika matukio mengi hufanya kazi na habari zilizopangwa, yaani, data ambayo inaweza kuundwa na kuhifadhiwa katika fomu ya meza. Kwa mujibu wa wataalam wengi, asilimia 20 tu ya data ya jumla ya biashara ya kisasa ya taarifa zilizowekwa hutolewa, wakati wengine ni pamoja na mawasiliano ya umeme, maandishi ya hati, protocols mbalimbali ya mazungumzo na mikutano, picha, nk. Mara nyingi, bila kufanya utafiti wa taarifa zisizojengwa, hakuna njia pekee ya kufanya tathmini ya kawaida ya mazingira, ambayo tayari inawepo. Uhifadhi, ukusanyaji na usindikaji wa baadaye wa data hizo huhakikisha kwa kutumia hatua kama vile automatisering workflow, au kwa mifumo ya usimamizi wa maudhui ya kampuni ya habari.

Ni nini?

Kwa msaada wa mfumo wa usimamizi wa hati ya umeme, ni kuhakikisha kwamba mahusiano kati ya wafanyakazi wa shirika yanapangwa kwa misingi ya nyaraka zinazotolewa. Tena, katika 1C, usimamizi wa hati hutoa uumbaji wa nyaraka, uwezekano wa kuwahamasisha karibu na shirika, na pia unaendelea kudhibiti juu ya utekelezaji wa hati na taratibu zilizoelezwa kwa msaada wao. Hivyo, usimamizi wa hati ya umeme hutoa kampuni kwa faida kubwa, kutafsiri kazi yake kwa kiwango cha karibu kabisa.

Kila hati tofauti katika mfumo huo wa umeme inajulikana kwa kuwepo kwa seti nzima ya mahitaji ambayo hufafanua kwa kawaida (mara nyingi huitwa kadi hizo kwa kadi). Kadi inaweza kuwa na habari mbalimbali, ikiwa ni pamoja na aina ya hati, tarehe ya uundaji na mabadiliko, jina la mwandishi, pamoja na eneo la kuhifadhi na mengi zaidi. Katika siku zijazo, mfumo wa usimamizi wa waraka utatoa kuhifadhi na kurejesha nyaraka zinazohitajika kwa mujibu wa mahitaji yaliyotajwa kwenye kadi hii.

Makala

Usimamizi wa hati ya umeme hutoa mashirika si tu faida nyingi, lakini pia hufungua nafasi nyingi, ambazo ni muhimu pia.

Usimamizi wa kati

Bila kujali ni biashara gani kubwa, mfumo wa usimamizi wa hati utapata mabadiliko ya fomu za hati zinazozunguka. Kwa mfano, kubadili fomu ya programu kwa gharama yoyote kwa vituo tofauti vya wajibu, ni kutosha kufanya marekebisho fulani kwenye template ya programu ambayo tayari imehifadhiwa katika mfumo. Baada ya hapo, wafanyakazi ambao hujaza maombi hayo hawataweza tena kutumia nyaraka za fomu ya kizamani, kwani programu hiyo imekamilika na kuambukizwa kupitia mfumo huu.

Msaada wa mzunguko wa maisha ya nyaraka

Kila hati ambayo itaidhinishwa na kusindika katika biashara yoyote, inachukua hatua kadhaa zilizoanzishwa. Kwa mfano, ikiwa ni bajeti ya ushirika, lazima kwanza kuandikwa, na kisha kuidhinishwa na kutekelezwa kwa wakati fulani. Baada ya hapo, viashiria vyenye na vilivyopangwa vya bajeti hii vimezingatiwa kwa makini na kupelekwa kwenye kumbukumbu. Katika 1C, mzunguko wa hati hutoa udhibiti mkali juu ya mzunguko wa maisha ya nyaraka, kwa kuzingatia mahitaji ya msingi ya mazingira ya ushirika, pamoja na kanuni mbalimbali za kisheria na viwango vya sekta ya biashara ya kampuni.

Kazi ya kushirikiana

Mfumo wa usimamizi wa hati ya umeme hutoa shirika rahisi sana la timu kufanya kazi kwenye nyaraka, na inaweza kuhusisha wataalam ambao ni katika ofisi tofauti au hata katika miji tofauti.

Mfumo huhifadhi idadi kubwa ya matoleo ya hati moja, na kwa kuongeza uhariri wa moja kwa moja, wanakuwezesha kufuta data, yaani, kuongeza maelezo na maelezo fulani kwao bila kuathiri maelezo ya msingi ambayo yanapaswa kuwasilisha.

Usiri

Kipengele muhimu sana cha mifumo hiyo ni kwamba katika 1C hiyo mzunguko wa waraka unaweza kusainiwa kupitia saini maalum ya elektroniki na ufunuo wa baadae. Shukrani kwa hili, ikiwa ni lazima, huwezi kuthibitisha ukweli wa habari hii au habari hiyo, lakini pia kuamua mwandishi, na pia kufikia upeo wa ufanisi wa kuhifadhi data mbalimbali.

Kurudi

Ikiwa mfumo wa usimamizi wa hati ya umeme haupatikani, basi katika hali hiyo mfanyakazi ambaye anashiriki katika kuundwa kwa dhamana fulani lazima aelewe ni nani anayeweza kuwekwa kuhamisha karatasi hizi. Usimamizi wa hati ya umeme kwenye biashara unakuwezesha kuhamisha data moja kwa moja kwa mtu mwenye haki.

Kujiunga yenyewe ni bure na ngumu. Huru huruhusu uwezekano wa kupeleka nyaraka kwa mhudumu kabisa, kulingana na haja, wakati wa mgumu hutoa kanuni sahihi zaidi, lakini katika hali maalum, hatua za nyaraka zilizowekwa katika mfumo wa sheria za trafiki zinaweza kusimamishwa kidogo (kwa mfano, ikiwa unahitaji kutuma nyaraka za rasimu kwa ukaguzi Kwa baadhi ya nje mtaalam).

Udhibiti wa upatikanaji

Kuna chaguzi kadhaa za jinsi ya kutofautisha mamlaka ya wafanyakazi mbalimbali wa kampuni katika suala la usimamizi wa hati. Hivyo, zana za kisasa za kazi za automatiska zinawezesha kumpa mtu udhibiti kamili juu ya data, kupunguza uwezo wa kuhariri, au hata kuruhusu tu kuona au kufuta faili fulani. Hii inafanya kazi rahisi na data mbalimbali, na muhimu, inakuwa salama zaidi.

Ushirikiano

Ili kuhakikisha utimilifu wa habari unaoenea ndani ya kampuni fulani, usimamizi wa hati ya umeme katika biashara hutoa ushirikiano wa mfumo ulioanzishwa na nyingine - fedha, uzalishaji, uchambuzi, nk. Kutokana na uwezekano wa ushirikiano huo, mifumo ya kisasa ya usimamizi wa hati mara nyingi hutumiwa kama aina ya kiungo kati ya aina kadhaa za programu.

Nyaraka kutoka kwa mifumo yote ya kimantiki inayounganishwa na habari hii huitwa muktadha. Inaweza kujumuisha yaliyomo ya karatasi au mawasiliano ya elektroniki, fax, nyaraka za malipo, dakika ya matukio, redio za video au redio na habari nyingine nyingi. Muktadha wa hati unaweza kuongezwa kwa mkono au kabisa kuendesha mchakato huu kulingana na mapendekezo na mahitaji ya mwongozo.

Kwa mfano, mfumo wa kisasa wa automatisering usimamizi wa hati katika utaratibu wa kutengeneza na mabadiliko ya baadaye katika bajeti inaruhusu kutumia namba ya habari nyingine ya mazingira:

• Aina zote za utafiti wa masoko ya soko, ikiwa ni pamoja na sio tu, lakini pia yale yaliyotokana na vyanzo vya nje;
• Mikataba mbalimbali na counterparties (wanunuzi au wauzaji);
• Nyaraka maalum za uhalali na kumbukumbu;
• Nyaraka za ziada zinazoonyesha mapungufu yoyote au mawazo (kwa mfano, mfumuko wa bei, viwango vya kubadilishana na data nyingine);
• Dakika za mikutano uliofanyika ili kujadili matoleo yoyote ya bajeti, ikiwa ni pamoja na kila aina ya maoni ya kazi na maoni kutoka kwa washiriki katika mchakato (mara nyingi nyaraka hizo zinatumwa kati ya wafanyakazi wote kwa njia ya barua pepe na kuhifadhiwa tofauti kutoka kwa faili na maelezo ya bajeti).

Mtumiaji anayefanya kazi na bajeti, wakati wowote, ikiwa ni lazima, anaweza kuangalia kupitia hati yoyote hapo juu, kama teknolojia za kisasa za automatisering workflow kuruhusu kufanya hivyo bila ya muda mrefu utafutaji.

Ni mifumo gani tunayotumia?

Moja ya ufumbuzi wa programu ya kawaida ambayo yanaweza kupatikana katika makampuni ya Kirusi ni mchanganyiko wa huduma za Microsoft Outlook pamoja na Microsoft Exchange Server. Programu ya kwanza imewekwa karibu karibu kila kompyuta, wakati Exchange Server mara nyingi hutumika kutumika kama seva ya barua pepe kamili. Licha ya ukweli kwamba katika makampuni ambapo utekelezaji wa mzunguko wa hati ya umeme umefanyika kwa muda mrefu, mipango hiyo hutumiwa tu kama jukwaa la kufanya kazi na barua pepe, baada ya mipangilio ya kati, hata programu hii inaweza kutumika kama njia nzuri ya kufanya kazi ya automatisering workflow kwa karibu shirika lolote .

Kwa sasa, soko la Kirusi linajazwa na mifumo mingi ya mifumo tofauti, kwa njia ambayo automatisering ya usimamizi wa hati imehakikishiwa, na msaada huu hutolewa si tu na Magharibi lakini pia na watengenezaji wa ndani. Hata Microsoft, pamoja na mipango hapo juu, inatoa zana zaidi kama Server Management Content au SharePoint Portal Server.

Nguvu zaidi kati ya mifumo yote iliyopo inachukuliwa kuwa Documentum, lakini kimsingi ni makampuni makubwa tu ya kutumia mchakato wa automatisering. Mzunguko wa waraka wa makampuni fulani ni automatiska kutokana na programu ya Lotus Notes, lakini wengi huita hiyo aina ya "mtengenezaji wa programu", kwani ni vigumu sana kuunda mfumo kamili kwa misingi yake.

Ni tofauti gani kati ya mifumo ya Kirusi na Magharibi?

Ikiwa tunasema juu ya tofauti kuu kati ya huduma za ndani na za kigeni, zinajumuisha kupatikana kwa usawa. Kwa mfano, kama mifumo kutoka kwa waendelezaji wa Magharibi inaweza kufanya kazi katika mfumo wowote wa uendeshaji, ndani ya ndani hutengenezwa hasa kwa moja tu, na kwa kawaida, mara nyingi ni Windows. Mifumo ya Magharibi imeandaliwa kutumia DBMS yoyote. Vikwazo vile vya mifumo ya Kirusi vinaweza kusumbua sana uwezekano wa kujenga ufumbuzi wa msalaba-jukwaa jumuishi.

Kuhusu utendaji, tofauti kuu iko katika ukweli kwamba katika automatiska ya Magharibi ya uzalishaji wa hati na kazi ya kazi hufanywa na mipango kadhaa ambayo inaweza kuzalishwa chini ya brand moja, lakini wakati huo huo ni lengo kwa malengo tofauti. Kwa mfano, Documentum hutoa bidhaa mbalimbali ambazo zinatumika kwa automatisering kamili, pamoja na ushirikiano na mifumo ya ERP, msaada wa kubuni na kazi ya kazi, nk. Programu nyingi zilizotengenezwa nchini Urusi zina lengo la kutatua tatizo fulani.

Pia ni muhimu kutambua kuwa tofauti kuu iko katika njia ya pande mbili kwa nini mfumo wa automatisering workflow ni. Mifumo ya Magharibi inalenga kuhakikisha automatisering kamili na msaada wa baadaye wa michakato mbalimbali ya biashara ya mwisho hadi mwisho inayojitokeza ndani ya shirika, wakati programu nyingi za ndani zinafanya kazi fulani tu.

Gharama za mifumo ya Magharibi inatofautiana kutoka $ 400 hadi $ 1,000 kwa kila mahali pa kazi, bila ikiwa ni pamoja na gharama za utekelezaji, mipango na vifaa vinavyohitajika ili kuhakikisha kazi ya kawaida ya umeme. Utekelezaji yenyewe mara nyingi hupunguza nusu ya gharama ya kawaida ya leseni, kama programu nyingi za automatisering workflow zinatekelezwa na hisa tofauti, lakini katika hali fulani bei ni amri ya ukubwa mkubwa zaidi. Moja ya magumu zaidi ni daima mradi wa automatisering nyaraka za kifedha, kwa sababu kwa miradi hiyo bei ya utekelezaji ni takriban mara 2-3 zaidi kuliko gharama ya leseni.

Programu za ndani zinauzwa kwa bei ya $ 200-600 kwa kila mahali pa kazi, na zaidi ya hayo, gharama za mipango ya ziada na vifaa mbalimbali huzingatiwa. Katika uchambuzi wa mwisho, hesabu ya gharama za kulinganisha hufanyika kwa njia sawa sawa katika mifumo ya Magharibi.

Makala

Katika kesi kubwa zaidi, taratibu zinazohusiana na kuunganishwa kwa nyaraka, kwa mfano, mchakato wa kukusanya awali na utekelezaji zaidi wa bajeti, ni vipaumbele kwa automatisering. Hata hivyo, timu nyingi sasa hutumia automatisering ya ofisi na usimamizi wa hati, yaani, na taratibu za kusajili nyaraka zinazotoka na zinazoingia.

Kuanzishwa kwa mfumo wa umeme haukutofautiana kulingana na utekelezaji wa mifumo yoyote ya automatiska, hivyo ni muhimu tu kuonyesha sifa tofauti za mradi huu.

Kujenga hifadhi ya ushirika

Kuanzishwa kwa mfumo wa automatiska ya usimamizi wa hati katika hali yoyote hutoa uumbaji wa hati ya ushirika ambayo nyaraka zote zitahifadhiwa. Muundo wa mantiki wa hifadhi hiyo, maendeleo na utekelezaji zaidi wa sera ya usalama, pamoja na uongozi wa kuhifadhi kumbukumbu, inahitaji huduma ya juu na lazima ifanyike katika hatua ya mwanzo ya mradi huo.

Ni lazima kuzaliwa akilini kwamba kazi ya kuhifadhi inaweza kupelekwa katika mwanzo wa kubuni, hivyo katika hatua za awali zinaweza kufanywa na hoja nyaraka zote kutoka maeneo ya sasa ya kuhifadhi katika moja ya kampuni hazina. Matokeo yake, watumiaji wanaweza kujifahamisha na yoyote ya kazi kubwa ya mfumo, na wakati huo huo kufahamu na matumizi yake. Kuongeza kasi ya kukabiliana na hali ya wafanyakazi kutekeleza mifumo inaweza kuwa kwa njia ya matumizi ya kazi za huduma kama vile tahadhari juu ya mabadiliko ya nyaraka, muonekano wa hati mpya, nk

Hivyo, workflow inahitajika kwa ajili ya kampuni yoyote ya kisasa kwamba anataka kuendeleza na kuboresha shughuli zake.