Na mahitaji archive chumba. sheria ya msingi ya mashirika Archives

archive inaweza kuwa katika mfumo wa tofauti kitengo cha miundo ya shirika au kuwa sehemu muhimu ya maisha ofisi. Hii inategemea na ukubwa wa hati iliyopo.

Jinsi ya kupanga ni

Kuunda kumbukumbu ya biashara yoyote au shirika inahitaji seti ya hatua maalum:

1. Unahitaji kuchagua nafasi sahihi ya kuhifadhi kwa ajili ya kuhifadhi nyaraka na vizuri kuvipa yake.
2. Huduma zichukuliwe ili kujenga mazingira ili kukidhi kiwango.
3. Ni muhimu kuwaandaa kwa mtazamo wa kiufundi - kununua na kufunga vifaa muhimu kwa ajili ya kumbukumbu.
4. hifadhi ana wajibu wa kuwa na utaratibu utaratibu kwa ajili ya shirika la uhifadhi wa nyaraka zote muhimu.
5. Ni lazima maendeleo na kupitishwa na mfumo wa udhibiti wa kitengo.

Utekelezaji wa hatua hizi kuhakikisha usalama wa nyaraka archive na kuziweka katika hali required.

Ni nani archivist

Na ni nini mahitaji ni kwa ajili ya wafanyakazi ambayo itakuwa kushiriki katika shirika ya hifadhi nyaraka na kuhifadhi zaidi ya nyaraka? Inaweza kuwa nafasi za pamoja na kipa wao, kwa mfano, katibu au mpokea?

Archivist - mtaalamu ambaye kazi ni kuandaa shughuli nyaraka. Kwa usalama wa nyaraka waliokabidhiwa kwake, alishiriki kwa kiasi kamili. Kazi yake haiwezekani bila kupita maagizo maalum au hata (kama ni lazima) tarajali katika taasisi ya Nchi Archives.

majukumu yake zinaweza kuhamishiwa kwa mfanyakazi mwingine kwamba ni kufanya kazi sehemu ya muda. Kwa kawaida, majukumu archivist hupewa mfanyakazi mtu binafsi katika kesi ambapo kiasi zilizoingia na nyaraka ni kubwa ya kutosha. Katika mashirika kubwa, Utumishi baada tofauti kwa kusudi hili. Katika hali hii, hata hivyo, ni kawaida hujumuisha kazi maelezo kubainisha aina ya kazi waliokabidhiwa archivist, pamoja na haki zake na wajibu.

Jambo kuu - utaratibu

Kesi kupitishwa kwa archive shirika kulingana na graphics hasa zilizoendelea. kuchora yake ina kuwa walikubaliana na viongozi wa kila moja ya idara, ambao kusambaza nyaraka na kupitishwa na archivist. Kwa kuwa nyaraka kufanya kazi katika archive si tu kuhifadhiwa, lakini pia mara kwa mara kutumika, kuamua sheria za suala yao (kama inafaa) kuwasilishwa maombi katika shirika lako, na pia washikadau wa nje.

Utoaji wa hati kwa kuwa sherehe katika vitabu fulani ya usajili. kuna mahitaji, maagizo, vitendo juu ya uhamisho wa kesi ya matumizi ya muda ya upande wa tatu taratibu mchakato wa usajili (miongoni mwa wengine hawa ni pamoja na ofisi ya mwendesha mashitaka na mahakama). hati iliyotolewa kwa muda wa mwezi mmoja wa wafanyakazi wake mwenyewe, na hadi miezi mitatu - wawakilishi wa miundo ya chama.

sheria ya msingi ya mashirika Archives

Matendo archive, pamoja na kitengo yoyote miundo kwa misingi ya masharti maalum, kupitishwa na usimamizi. Wafanyakazi wa katika kazi zao kuambatana na maelezo yao wenyewe kazi. masharti iliyopitishwa na kampuni, unaweka kanuni ya msingi ya nyaraka (hali ya utendaji kazi hatua ya haki na majukumu na muundo wa nyaraka required). By kazi zake msingi ni pamoja na:

1. Kutimiza archive ya hati, muundo wa ambayo ni waliotajwa katika sehemu tofauti ya Kanuni.
2. Weka kumbukumbu ya vifaa na kuyaweka salama.
3. Kuendeleza hati inapatikana kutafuta msaada.
4. Inaruhusu kutumia utaratibu kuhifadhiwa katika nyenzo kumbukumbu.

Kama shirika lako lina nyaraka ambazo zinaweza kuwa muhimu kwa Mfuko wa Shirikisho la Urusi Nyaraka, kisha kuandaa na kuziwasilisha kwa ajili ya kuhifadhi kudumu katika hali ya kuhifadhi ni moja ya matatizo ya nje ya kitengo kimuundo.

utendaji wake

archive kazi kwa utaratibu hupata kutoka kazi yake. zile kuu ni zifuatazo:

1. Dumisha orodha ya vyanzo vyao vya upatikanaji, yaani, Mashirika au vitengo ya biashara.
2. Kuchukua yao katika utaratibu mzuri nyaraka ajili ya kuhifadhiwa.
3. Kuzingatia vifaa na kuhakikisha usalama wao kamili.
4. Kutengeneza na kudumisha online kusaidia mfumo, kuhusiana na nyaraka nyaraka.
5. Maadili ya habari ya usimamizi wa huduma na vitengo wote miundo ya shirika.
6. Panga suala hili na matumizi ya nyaraka kwa mujibu wa mahitaji ya watu binafsi na mashirika mengine, kufikiria na kuchambua mchakato wa matumizi.
7. Kuandaa taarifa na majibu rasmi kwa raia maombi asili ya kijamii na kisheria.
8. Kufanya shughuli kwenye uchunguzi wa thamani ya hati, kupanga, uhamisho wa kesi kwa lengo la kuhifadhi kudumu katika archive manispaa au hali (katika kesi wakati shirikisho ni moja ya vyanzo juu ya upatikanaji wa nyaraka).
9. Kuangalia usahihi wa files malezi na kuweka kumbukumbu katika upatikanaji wa vyanzo - katika vitengo yao wenyewe miundo na mashirika mengine.
10. Kuandaa kazi juu ya kuweka biashara ya biashara utaratibu wa majina.
11. Kutoa msaada wa vitendo na kimbinu na nyaraka za kila ugawaji kimuundo.
12. Kushiriki katika maendeleo ya kumbukumbu na kumbukumbu ya usimamizi.
13. Ili kushiriki katika matukio uliofanyika kwa lengo la kutoa mafunzo kwa archivists na wafanyakazi katika nafasi kuhusiana na hati za usimamizi.

Mahali pa ni

Acheni sasa tuchunguze ni nini huko na mahitaji archive chumba. muhimu zaidi ya nini yanahitajika, - mahali katika hali yoyote hawaruhusiwi katika majengo ya zamani majengo tabia ya majengo mbao, ambayo inaweza kuwa ghafi, si tu chumba kuu, lakini attics na basements, na pia katika majengo, na jiko joto.

Kama muundo huo kwa ujumla ni kutumika kwa ajili ya uhifadhi wa nyaraka karatasi, kisha archive lazima maana chumba pekee.

Kama shirika lako katika siku chache zijazo mipango ya kuanzisha archive yake mwenyewe, hapa una nafasi ya kujifahamisha na orodha ya mahitaji ambayo lazima kuzingatiwa katika mchakato maandalizi. Kwa hiyo, ni nini mahitaji kuu archive chumba, ambao lengo - kwa makini na salama kuhifadhi nyaraka zote muhimu?

orodha ya nini inahitajika kupatikana

1. Archive.
2. chumba ni iliyoundwa kwa ajili ya mapokezi ya nyaraka, hifadhi ya muda na acclimatization.
3. chumba ambamo nyaraka zitatumika.
4. Uendeshaji chumba (au vyumba) kwa ajili ya wafanyakazi.

Wakati nafasi ya kutosha ...

Iwapo nafasi ya faili chumba hairuhusu uwezekano wa utekaji nyara wa chini yake vyumba kadhaa ya kujitolea nafasi moja wanapaswa kugawanywa katika maeneo ya kutengwa kwa partitions. mahitaji ya msingi, ambayo ina kuwa madhubuti kuzingatiwa katika kesi hii - pekee kutoka moja eneo jingine uhifadhi wa nyaraka na kazi pamoja nao.

chumba tofauti au hasa ujenzi na kuingizwa kama ujenzi hati ya kuhifadhi kutumika kama mbadala, inahitajika kuondolewa kwenye vitu kubeba hatari katika suala la uwezekano wa moto. Kama mfano inaweza kuwa zilizotajwa ni hifadhi za gari, gereji na vituo vya petroli. Kwa karibu karibu jengo au majengo archive haipaswi kuwa vitu kwamba kuwa chanzo cha uchafuzi wa hewa.

Kimsingi, files lazima iwe kuwekwa katika tofauti, uliopangwa tu kwa ajili ya ujenzi wa hii kujengwa na sheria zote muhimu na kanuni. Lakini, kwa bahati mbaya, ukweli ni kulazimisha mambo yake, na katika mashirika mengi, hati zimehifadhiwa katika vituo tayari zilizopo, kubadilishwa na kuingizwa kwa kusudi hili.

Kwamba haki ya kusema

Khabari na mahitaji ya udhibiti kwa majengo na majengo ya kumbukumbu. Wao ni:

1. jengo, ambayo inapaswa kuwa na hali ya baadaye ya kuhifadhi inahitajika kwa kutaja idadi ya kiutawala. Ni marufuku kuweka archive ambapo kuna upishi huduma, maghala ya chakula, maduka na jamii ya vitu kuwaka na fujo, na pia teknolojia muhimu ya kemikali kutumika.
2. Kutengwa kuziweka katika chumba unheated na ambapo si iakttagit mahitaji ya usafi. On unacceptability ya mbaya nyaraka ujenzi yaliyotajwa hapo juu.
3. Ni muhimu hasa kwa kuzingatia mahitaji ya moto kwa chumba kumbukumbu. usalama wake kwa uwezekano moto - moja ya masharti kuu ya kuhifadhi usalama wa nyaraka. Katika Januari 2009, Wizara ya Utamaduni wa Urusi alitoa amri No 3 iliyopitishwa mfululizo wa mahitaji ya udhibiti yaliyowekwa katika sheria maalum ya usalama wa moto kwa serikali Urusi na nyaraka za manispaa. Wakati kifaa wa hati ya kuhifadhi kanuni wanatakiwa kuzingatiwa bila kushindwa.
4. kubuni jengo hilo ni kuhakikisha haiwezekani ya mafuriko. chumba anahitajika kuwa na njia ya kutoka ya dharura. Katika kesi hakuna watapita katikati yake bomba kuu (maji kuzaa au gesi).

Je, inawezekana faili uwekaji katika Lelo?

Haipendekezwi uwekaji wa kuhifadhi nyaraka katika Lelo chumba, sakafu ya juu au mabadiliko kama nafasi hiyo Attic.

Katika hali ya dharura kunaweza kuwa isipokuwa kwa sheria hii. Wao ni kukubalika wakati Lelo kavu na pia moto, vifaa na uingizaji hewa mitambo, uwezo wa kutoa kwa saa moja au mbili hewa; tatu. Archive kwa loft au Attic ni inawezekana tu mradi sahihi joto na unyevunyevu.

mahitaji muhimu sana kwa ajili ya majengo archive kuhusiana na kifaa nyaya. Ni wajibu wa kufungwa kwa soketi kisichopitisha hewa. Kamba wa vifaa portable umeme hutolewa na insulation mpira. Haipaswi kuwekwa ndani ya nyumba au hifadhi ya kawaida ya Jumaamosi sakafu mzunguko.

kuchaguliwa zisizo vumbi na vifaa yasiyo ya babuzi kama vifaa vya ujenzi kwa ajili ya kumaliza nyaraka hazina. mfumo kuzima lazima vifaa na njia ya upande wowote, salama kwa hati. Hairuhusiwi kutumia moto katika duka, ni pamoja na hita au mahali vitu kigeni.

kwa kifupi

Baada ya kupunguza eneo la kuchaguliwa kwa kuzingatia mahitaji yote juu kwenye chumba archive, chukua uamuzi wa mwisho wa uwepo au unsuitability kwa matumizi. Kuchukua uamuzi huo baada ya kukagua inawezekana usafi na epidemiological kituo na State Fire Usimamizi. archive yanaweza kuwekwa popote imepangwa tu baada ya utaratibu wa uchunguzi wa kina.

Madhumuni yake - kufafanua chumba moto na kuamua kiwango sahihi, kukagua kuu kimuundo uimara, kuhakikisha nguvu ya mwingiliano kati sakafu katika hesabu ya mzigo uwezo (vifaa kwa archive na uzito wa nyaraka kuhifadhiwa), kuangalia upatikanaji na hali ya sasa ya uingizaji hewa na joto mifumo.

Katika ukaguzi kushiriki wawakilishi wa asasi (kawaida wafanyakazi wa archive baadaye), na wafanyakazi wa huduma zote muhimu - .. Building, moto, usalama, nk matokeo ya uchunguzi ni yalijitokeza katika maandalizi ya tendo mwisho.