Majukumu ya msimamizi ofisi

Mara nyingi, hasa katika mashirika madogo, meneja ofisi kawaida huitwa Katibu. Sauti nafasi mengi zaidi imara, lakini ukweli kwamba majukumu ya meneja ofisi tofauti na ukatibu (ingawa kwa hakika mengi kwa pamoja), mara chache mtu yeyote na wasiwasi katika kesi hii.

ni wajibu wa mfanyakazi ni nini? Kwanza kabisa wajibu wa meneja ofisi ni kufanya kazi na hati. mfanyakazi anapata mawasiliano Kupokea, madaftari yake, inapeleka mpokeaji hutuma kwa archive, ikiwa ni lazima. Pia kupokea maombi kutoka kwa wafanyakazi wengine uhamisho wao saini ya Mkurugenzi Mkuu, anawahakikishia muhuri, na kisha anatoa nyuma. majukumu ya msimamizi ofisi ni kufanya kazi na nyaraka za ndani: amri uchapishaji na kibali yao, kuhifadhi, kutuma nyaraka na uhasibu, kufanya kazi na mawasiliano kutoka. Kama ni muhimu, yeye anapaswa kuwa na uwezo wa kufanya kazi na vifaa vyovyote vya ofisi: fax, Scanner, mashine ya kutoa nakala, na pia kuongeza na nyaraka magazeti. Andaa nafasi ya maonyesho, kuweka kumbukumbu za mikutano, mkutano na mapokezi ya wageni na wateja kama sehemu ya majukumu ya msimamizi ofisi.

Mara nyingi, mfanyakazi ana kukabiliana na majukumu ya jadi ukatibu: usambazaji wa washirika amealikwa au mameneja katika hoteli, vyumba booking, tiketi za ndege na tiketi treni. Kulingana na specifics ya kampuni na ofisi yenyewe, meneja unaweza kuwa mwakilishi wa kampuni yako katika mazungumzo ya biashara, na kufanya kazi ya meneja wa wafanyakazi: search kwa wafanyakazi wapya, kuundwa kwa motisha na mipango ya elimu, kubuni kazi. Wakati mwingine yeye inalenga katika kuanzishwa kwa teknolojia ya habari, maendeleo ya programu mpya.

Majukumu ya msimamizi ofisi kudhani elimu:

1. Sheria na kanuni zinazoongoza kisheria, habari, makampuni ya biashara.
2. Misingi ya usimamizi, masoko, ujasiriamali na biashara.
3. misingi ya elimu ya jamii, saikolojia, maadili ya mawasiliano ya biashara, si kazi na wafanyakazi na umma.
4. Utaratibu wa kuandaa biashara mapendekezo, ripoti, mipango, mikataba na makubaliano.
5. cornerstones ya usimamizi, misingi ya ergonomics na taaluma ya afya.

Mbali na majukumu haya, majukumu ya msimamizi ofisi ni pamoja na hesabu ya ofisi na programu zinazohitajika kuendesha bidhaa za matumizi (vifaa vya ofisi, karatasi na vifaa vingine), ambayo zinahitajika kwa kazi ya wafanyakazi. Pia, ni wajibu wa kutunza kumbukumbu za vifaa hivi ili kuhakikisha utoaji wao, kuamua jinsi ya kupata, kuandaa na kuweka wimbo wa malipo kwa ajili ya vifaa vya. majukumu ya msimamizi ofisi ni kufuatilia hali ya vifaa vya ofisi, ambayo ni pamoja na: Changamoto za uendeshaji wa bwana kwa ajili ya matengenezo, kwa wakati badala ya bidhaa za matumizi (kama vile cartridges), wakati ni vigumu kwa kukarabati - badala ya vifaa vya ofisi.

Kulingana na sheria iliyopitishwa katika kampuni, na meneja ukubwa ofisi yake au yeye anachukua simu na faksi, mbele yao kwa mtu sahihi, kutuma faksi na pete up wateja na washirika, au husimamia kazi ya makatibu, ikiwa ni pamoja kufuatilia utamaduni wa hotuba zao. Pia katika majukumu ya msimamizi ofisi ni kudhibiti hali ya usafi wa ofisi, shirika iliyopangwa matengenezo, piga wafanyakazi wa kiufundi kwa ajili utatuzi (kwa mfano, badala ya taa au swichi kuzama).

Kwa ujumla, orodha hii inaweza kupanua au mkataba kulingana na mahali pa kazi. Kwa hiyo ni muhimu hata katika hatua ya mahojiano na kuuliza nini meneja ofisi (Majukumu ya mfanyakazi katika kampuni).